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职场精英教你巧打时间算盘

能力培养 夜阑小雨 377℃ 0评论

记得电视节目人洪晃在她所主持的一期“大人在说话”的节目时,谈到自己在管理员工时,通常会给他们一个较短的任务限期,因为她发现,“很多员工在一个星期完成的工作表现和三天之内几乎是没有什么区别的。”

  这和时间管理学中对工作任务的“四象限”划分不谋而合。

  在时间管理学中,把行动分成了四种类型:重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要和不紧急也不重要。可以通过数学里象限的方式表示出来。

  重要且紧急一般都是指必须立刻或在近期内要做好的工作。不少像洪晃一样的经理人发现,在这样情况下,时间管理几乎不会出现什么样的问题,员工通常都能够把自己的工作处理好。原因很简单,因为这些工作任务的紧急和重要性,它们比其他每一件事都优先。如果拖延是造成紧急的因素,那么现在已经不能再拖延了。

  事实上,对职场人提出最大考验的往往是第二象限的时间管理。他们在处理这个象限的事件时,并非那么明智,因此会带来引起工作中的更大压力,觉得时间无处筹措。如果能把这两个象限的时间管理做好,无疑你就能够像小章一样,具有“超能力”,让你在紧张的工作节奏中得到舒松,也更加容易以出色的工作表现吸引老板的目光。

  我们不妨先来看看第二象限:重要但不紧急的事情。在我们的工作和生活中,很多事情都属于这个类型,它们是重要的,但是可以现在或稍后再做,甚至可以一致拖延到最后的期限。然而第二个象限实际上是与第一象限却是互通的,第二象限的扩大会使第一象限的事件减少。比如有一项工作任务,限期为一周。如果采用一味拖延的方式,直到工作限期将至,才开始紧张的工作,不仅加重了自己的负荷,更加大了工作错误发生的几率,如果遇到突发事件,甚至会举手无措。工作的效果打折扣,职场人的工作能力也会因此受到老板的怀疑。

  事实上,在经营自己的时间时,应当把大部分的精力放在这个看似不紧张的象限里,一种时间管理的理论是二八原则,就是说花费80%的时间处理第二象限的工作,20%的时间安排其它象限的工作。如果说,工作任务庞大复杂,小章所采用的“环节拆分”就是一种很实用的方法。把一项复杂的工作拆分为若干个环节,给每一个环节制定详尽的工作时间,时刻关注环节的实际运作。这样才能有助于在高压的工作环境中,为自己赢取高分。

    像管钱一样经营时间

  也许有的人会说:“时间管理的道理我懂,可是往往是计划不如变化快,工作过程中通常会遇到这样那样的干扰,时间就在左右不定之间逝去了。”

  我们经常说“一寸光阴一寸金”来形容时间的宝贵,然而实际生活中又似乎对时间的流逝毫不吝啬。如果我们用对待金钱的态度来看待时间,像管钱一样经营时间,其效果就完全不一样了。

  在工作中,职场人经常会遇到一些“紧急而不重要”的第三象限事件。它们表面上看起来是需要立刻采取行动的事情,但是如果客观地来检视,我们就会把它们列入次优先级里面去。出现这种情况的主要有电话干扰,在这个时候,使用语音留言能够在一定程度上解决这样的问题。通过语音留言的功能,可以过滤不必要的来电,或是长话短说,若不是非常紧急的事,不妨礼貌告诉对方何时会回复,等到手头的事情告一段落以后,再回复过去。学会拒绝也是避免出现这种情况的一种解决方法,有很多人会在口头上答应帮助别人做一些事情,然而这会在很大程度上影响到自己的时间安排和工作进度。因此,当自己实在没有精力和时间的情况下,应该学着坚定地说“不”,才能确保工作的效率和进度。此外,随着网络的发展,聊天软件、娱乐邮件也成了时间管理的杀手。不少职场人会花费大量的时间在聊天、阅读转发娱乐邮件上面,对聊天和娱乐软件大声地说“不”,也能够为职场人挤出不少有效的工作时间。

    职场精英似乎有“超能力”,永远走在时间的前面。原来,他们拥有时间管理的秘诀。出色的时间管理技巧,不仅提高你的工作效率,也会让你受到老板的格外器重。

  职场人巧打时间算盘

  有人把上海比喻为是精英云集的“高压所”,高速的经济发展使得身处在这个城市的职场人不由自主地感受到了很大的压力。

  “忙、忙、忙……”似乎每一个职场人在被问及最近的工作怎么样的时候,都会情不自禁地说出这样一句话。然而急匆匆的忙碌和无尽的加班加点,似乎并没有帮助他们赢得老板的欢心。

  “超能力”的秘诀

  “我每天都很忙,经常是案头上的工作没有处理好,又有新的工作任务接踵而至,最糟糕的是忙中永远要出错,还要花费不少时间处理前面工作的遗漏。”在一家外企工作的侯文,兢兢业业地工作,却很少让自己的老板满意。

  然而让侯文不解的是,同事小章似乎拥有异于常人的超能力,他总能在下班前完成纷杂的工作任务,永远也不会忘记自己要办的事情,即使接到临时布置的任务,小章也总能在短时间内把紧急事项迅速搞定。

  小章真的是具有“超能力”吗?略带腼腆的小章对同事的疑问摇摇头,“如果说,我真的有‘超能力’的话,那就是曾经参加过的一次时间管理的培训,改变了我的行为准则,让我学会了如何最有效率地利用自己的时间,在尽可能短的时间里面完成尽量多的工作任务。”

  笔记本里的时间管理学

  时间管理有这么大的魅力吗?小章告诉记者,很多人都有将一天的工作安排列清单的习惯,但是他的做法却有些与众不同。“许多人只习惯列出一天的工作安排,但是我通常都会在周五下班之前,把下一周需要安排的工作内容先做出一个简单的规划。这样很容易对较长时间内的工作安排有一个直观的认识,可以在大致上确定工作的节奏。”

  当然了,工作天天有,“每周一的工作例会上,老板通常会布置一些新的任务,或是对工作安排做出一些调整,我都会随时地记到自己笔记本上去。”

  把工作安排记录在笔记本上,对于许多办公室一族来说并不算什么新鲜事。但是小章却在这一点上颇费心思,“我们公司的上班时间是九点,而我通常会提前一刻钟到办公室。我用这段时间重新梳理一下自己的工作日记。”

  和别人的工作任务清单不一样,小章习惯在工作列表中使用彩色的水笔做出标记,用红色表示重要的事情,用黄色表示紧急的事情,绿色则用来表示需要完成的事情。“在工作中,我慢慢地发现,会出现‘忙不完的’情况通常是用绿色标记的这些事情。”

  小章是负责公司的广告方案策划的, “比如我做一项方案策划,并不一定要在紧急的时间内交出来,但是其中却可能会涉及到多个环节。如果在工作安排中,只把这一项当作‘要完成的事情’来做,就可能会影响到整体的工作节奏,到了deadline之前往往忙得焦头烂额,错误百出。”因此,小章经常会把一些复杂的工作事项拆分成几个环节,把各个环节的安排加入到自己的整个工作周期中,把绿色事项逐层升级到黄色、绿色阶段,对他提高工作效率起到了很大的帮助。

  小章的工作日记还加入了一个“时间里程表”。除了每天需要完成的工作清单外,他还对完成工作的时间进行了详细的标注。“我并不是简单地按照下午一点完成某某工作来标注,我习惯把一项工作任务分成三份,到几点完成工作的三分之一,到几点完成工作的三分之二,以及什么时候完成最后的工作。”这样的细化,更利于小章进行计划与实际工作进度的比照,从很大程度上避免了工作低效、拖拉的问题。

  这些笔记本里看似平常的小细节,其实就是小章永远走在时间前面,获取“超能力”的秘诀,善于时间管理是他在同事中脱颖而出的一件法宝。

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